Så har Regeringen meldt ud, hvilke statslige institutioner, der skal flyttes fra hovedstaden i den kommende runde af udflytning af statslige arbejdspladser. Her er fem gode råd til, hvad du som direktør, leder, kommunikationschef eller HR-chef skal tænke på i den første tid, hvis din organisation skal flyttes.

1.    Kommuniker klart om medarbejdernes vilkår

Medarbejderne vil vide, hvor de står, både hvis de flytter med, og hvis de ikke gør. Det er de konkrete nære ting, som de har brug for at vide hurtigt og vil spørge efter. Lav et klart overblik over vilkår og rammer så hurtigt som muligt.

2.    Giv procesinformation undervejs

Giv så meget information, som du kan. Fortæl det du ved, men også det du ikke ved. Det værste er, hvis medarbejderne tror, ledelsen ved noget, men ikke siger det. Omvendt forstår medarbejderne godt, hvis der er spørgsmål, som der endnu ikke er svar på. Vær tydelig om processen og om hvornår, de kan forvente svar.

3.    Respekter medarbejdernes chok og sorg

Mange medarbejdere er chokerede og i sorg over, at deres arbejdsplads skal flyttes. Respekter, at det tager tid at komme over, og at medarbejderne flytter sig mentalt i forskelligt tempo. En god tommelfingerregel er, at ledelsen ofte er et skridt foran medarbejderne – ikke mindst fordi de ofte har kendt til ændringen i lidt længere tid. Det er godt at huske på både som leder og i kommunikationen.

4.    Kommuniker målrettet til de forskellige medarbejdergrupper

Der er mindst to målgrupper for kommunikationen: De, der kan flytte med, og de, som af forskellige grunde, ikke kan. Målret din kommunikation, så den bliver relevant for medarbejderne afhængig af deres situation. De, der ønsker og kan flytte med, har brug for at kende deres muligheder det nye sted, deres vilkår for flytningen mv. De, der ikke kan, har brug for at kende deres vilkår og muligheder for at komme videre, og hvilken hjælp de kan få til det.

5.    Giv lederne en klar og tydelig rolle

Den nærmeste leder er den vigtigste nøgleperson i forhold til medarbejderne. Du kan ikke løse den enkeltes udfordringer ved hjælp af massekommunikation, her skal lederen i spil. Aftal med lederen, hvilken rolle lederen skal spille, og hvad der forventes. Hvis lederens egen stilling skal flyttes, så få en snak om, hvad lederens rolle skal være undervejs i flytningen, så du ved, om lederen er i stand til at varetage rollen, selv om han/hun selv er berørt. Sørg for nok støtte til lederne. Det er dem, der skal bære forandringen igennem.

Om mig:

Jeg har de sidste to år arbejdet med udflytning som led i den sidste runde flytning af statslige arbejdspladser, hvor min organisation flyttede ca. 400 arbejdspladser. Som leder flyttede jeg selv et af mine teams og havde som kunde- og kommunikationschef desuden ansvaret for al kommunikation i forandringsprocessen. Vil du vide mere, eller har du brug for hjælp, er du velkommen til at kontakte mig